Como identificar e eliminar 3 grandes “sugadores de tempo” do seu dia.

Esta coach( ELIZABETH GRACE SAUNDERS ) especializada em gestão do tempo explica como cortar os hábitos que consomem o seu dia. É quase impossível se manter 100% eficiente durante 100% do expediente. Todo mundo precisa fazer uma pausa de vez em quando. Quem trabalha com outras pessoas também tem que reservar tempo e espaço para essa colaboração acontecer.

Mas, muitas vezes, uma pausa necessária ou uma interação importante pode se transformar em uma perda de tempo e acabar gerando frustração na pessoa por ela não ter conseguido realizar o que de fato precisava ser feito.

Mas, como identificar se você está gastando tempo demais em determinada área e eliminar esse desperdício para ter mais tempo para o que realmente importa? Como coach de gestão do tempo, indico a seguir algumas das formas mais eficazes que encontrei para faze isso acontecer.

OS TRÊS GRANDES SUGADORES DE TEMPO

1. Uso de telas

Um pouco de tempo na frente das telas pode ser uma pausa mental agradável. Mas se os seus dados mostram que você passa mais de 30 minutos do expediente em atividades pessoais fora dos horários de descanso, como a hora do almoço, é provável que esteja exagerando.

Se você não consegue se controlar com redes sociais ou sites de notícias, adote as opções “bem-estar digital” ou “limite de tempo” no seu dispositivo, bloqueando completamente o acesso a eles fora dos horários programados e sem possibilidade de reverter essa escolha. Pense em também incluir sites de compras online ou de streaming, como Netflix, na lista de bloqueios.

2. Comunicação

A comunicação ineficiente pode ser um grande sugador de tempo no seu dia de trabalho. Para começar, tente reduzir ou eliminar reuniões agendadas que, na prática, não precisam acontecer. Muitas vezes, um e-mail é suficiente.

Se você trabalha em um ambiente de escritório, fique atento às “reuniões de corredor”. Elas podem ser úteis, mas também podem destruir sua produtividade. Se você realmente precisa se concentrar e tem uma porta, feche-a. Se não tem, coloque um aviso ou use fones de ouvido.

E-mails e outras ferramentas de comunicação assíncrona, como o Slack, podem consumir muito mais tempo do que deveriam, se você deixar. Uma das melhores formas de reduzir o tempo gasto nesses recursos é estabelecer horários específicos para acessá-los e responder a todas as mensagens em bloco.

Se isso não for possível, pelo menos reserve alguns momentos ao longo do dia para se concentrar no trabalho, desligando as notificações e, se necessário, ativando o modo “não perturbe”.

3. Desorganização

Uma categoria importante de perda de tempo é a desorganização pura e simples. Você pode desperdiçar muito tempo se estiver confuso ou sempre perdendo coisas.

Comece com um plano: transforme o planejamento diário e semanal em um ritual, para que você tenha clareza sobre suas prioridades e saiba sempre qual é o próximo passo. Pelo menos, anote as três tarefas mais importantes para realizar no dia. Isso pode aumentar muito seu progresso nas atividades mais complicadas.

Aproveite sua energia: se você rende mais pela manhã, bloqueie esse horário e não marque reuniões. Minimize o tempo gasto com e-mails e realize as tarefas mais difíceis primeiro. Se você só acorda de verdade depois das 10h, faça o oposto.

Não organizar suas tarefas com base no seu nível de energia pode gerar frustração: você tem tempo, mas não tem disposição mental para fazer o que é preciso.

Seu tempo dificilmente será 100% bem aproveitado. Mas, seguindo essas dicas, dá para reduzir muito as perdas com esses sugadores de tempo e investir o que sobre no que realmente importa para você. (Fonte: Fast Company). (Crédito: Tiero/ Getty Images).